Система учета в организации

Что такое система учета

Ваш бухгалтер наверняка пользуется программой 1С, без которой вести бухгалтерию в наше время невозможно. Бухгалтерию можно поручить сторонней фирме, но вы ежедневно решаете множество задач, специфических для вашего бизнеса. Эти задачи можно существенно упростить, разработав собственную систему учета. Посмотрим, как она может помочь вам в работе.

Контроль за работой сотрудников

Чтобы ваш бизнес работал стабильно и не зависел от конкретных людей, нужны инструкции для сотрудников. Выполнение инструкций необходимо контролировать, и это требует много времени. Жизнь упрощается, если сотрудники используют корпоративную систему, которая задает порядок выполнения задач. Например, новый заказ поступает из отдела продаж на утверждение директору, затем в бухгалтерию, затем идет в производственный отдел, в отдел контроля качества и т.д. На каждом этапе заявка обрастает новыми сведениями и утверждается ответственными лицами.

Управляющий с легкостью может проследить путь любой заявки и получить отчет о состоянии дел в любом отделе. Больше того, вы можете дать ограниченный доступ к системе и своим клиентам, чтобы они были в курсе ситуации по своему заказу. Все системы, которые мы разрабатываем, доступны через интернет по логину и паролю.

Экономия времени

Система учета позволяет экономить время на множестве рутинных операций: вы можете быстро найти нужный документ, узнать телефон клиента, создать поручение. Больше того, многие операции можно полностью поручить компьютеру. Например, составление оптимального расписания, формирование отчетов, рассылку и т.д.

Снижение расходов

Внедрение программы учета позволяет снизить расходы. Например, автоматизация сервиса по печати книг Имиджбук позволила практически полностью отказаться от ручного труда и существенно сократить количество рабочих мест. Грамотно разработанная система учета не всегда заменяет собой сотрудника, но всегда позволяет экономить время исполнителя и руководителя.

Как мы это делаем

Внедрение системы учета нередко сопровождается сопротивлением сотрудников, которым приходится переучиваться и которым безусловно не нравится усиление контроля. Чтобы процесс происходил безболезненно, система должна быть максимально простой в использовании и действительно сокращать объем работы. В этом случае сотрудники примут ее и будут эффективно использовать. Наша основания задача грамотное проектирование интерфейса программы, которые мы производим по методологии Алана Купера.

Примеры

Мы уже упоминали компанию Имиджбук, которая практически избавилась от ручного труда с нашей помощью. Мы также организовали автоматизацию учета в ассоциации оценщиков. АРМО решает с помощью системы множество задач - ведет реестр членов, принимает отчетность, собирает взносы, публикует информацию для контролирующих органов. Самое главное, что сами члены АРМО активно пользуются системой, существенно снижая нагрузку на менеджеров и руководство.